Publicerad 29 december 2014

Byta lokaler handlar om mer än att spara

Forma kontoret Tidigare såg arbetsgivare främst till kostnader när det gäller omgörning eller flytt av kontorslokaler. I dag är allt fler intresserade av hur den nya miljön kan gynna verksamheten och stötta ledarskapet.

De flesta som gör om sitt kontor vill få ut största möjliga verksamhetsnytta till så låga kostnader som möjligt. Men om man tidigare prioriterade lägre kostnader har fler och fler företag nu börjat intressera sig för hur lokalernas utformning påverkar verksamheten och medarbetarnas prestationer. Det säger Sara Hernäng som är hyresgästkonsult på Sweco och hjälper företag som står inför en omgörning eller flytt av lokaler.

– Dåligt planerade lokaler är begränsande. Man får faktiskt ut mer av ett möte om möteslokalen har bra belysning och luft än om man sitter i ett dåligt utformat mötesrum.

Hjärnforskningen har kommit långt och det finns många lärdomar att dra kring hur hjärnan fungerar i olika miljöer, enligt Sara Hernäng.

– Om man tar rehabiliteringskliniker som exempel går det faktiskt att förbättra patienternas läkeprocess genom arkitektur och färgval. Detsamma gäller kontorsmiljöer, säger Sara Hernäng.

Lokalers utformning har påverkan på vår koncentrationsförmåga, trivsel och stressnivåer. Det handlar också om företagets image och varumärke.

– Vad vill man att kunder som besöker företaget ska tänka och känna? Går det att attrahera nya medarbetare genom lokalernas utformning? Det är exempel på imagefrågor, säger Sara Hernäng.

Att göra om eller byta lokaler är inte en lätt process, anser Sara Hernäng. Redan i planeringsfasen när man börjar prata om en eventuell omgörning skapar det ofta mycket oro i organisationen.

– Det ska man ha oerhörd respekt för. De enda som faktiskt vet hur det dagliga arbetet fungerar i praktiken är medarbetarna och det gäller att ha en dialog med dem, säger hon.

Enligt Sara Hernäng finns en rad fällor man kan gå i när man gör om kontoret. En vanlig sådan är inredningsfällan.

– Då börjar man med att gå runt och titta hur andra har det. Sen kopplar man in fastighetsägare och en inredare. Inredning är kul, det tycker alla och det är lätt att gå igång på. Men det gäller att börja i rätt ände och fundera på syftet med omgörningen.

En annan vanlig fälla är att upplevelsen av hur ett kontor används inte alltid stämmer med hur det faktiskt ser ut.

– Frågar man någon hur de vill sitta och läsa rapporter så kanske de svarar att de vill ha en skön fåtölj. Fåtöljen köps in, men sen visar det sig att den aldrig används. Ett annat sådant exempel är beläggningen på kontoret. Man frågar hur beläggningen på kontoret ser ut och får svaret 60-70 procent. När man gör en mätning visar det sig att den faktiska beläggningen bara är 30 procent, säger Sara Hernäng.

Aktivitetsbaserade kontor är den senaste trenden. Sara Hernäng anser att det är för tidigt att uttala sig om det är en bra eller dålig kontorsform, men de undersökningar hon tagit del av tyder på att de flesta anställda som fått aktivitetsbaserade kontor är nöjda. En viktig faktor att ta hänsyn till när det gäller aktivitetsbaserade kontor är ergonomi och att säkerställa att den blir god när medarbetarna utför arbete i andra miljöer än vid en fast arbetsplats. En annan viktig fråga är ledarskap.

– Som chef måste man lita på medarbetarna trots att man inte kommer att se dem lika mycket som i traditionella kontor. Det är också lättare att gå undan och gömma sig i ett aktivitetsbaserat kontor. Det ställer ökade krav på chefen när det gäller att fånga upp folk som mår dåligt, säger Sara Hernäng.

Andra viktiga faktorer är förvaltningen av de nya lokalerna. Under projekttiden finns många tankar kring ett förändrat arbetssätt men det gäller att säkerställa att lokalerna verkligen används på det sätt man tänkt när de är klara. Även städavtal är viktiga att se över eftersom städningen kan förändras i de nya lokalerna.

Så lyckas du med omgörningen

  • Se till att ledningsgruppen är enig
  • Cheferna måste bära besluten och stötta ledningsgruppen. Om linjecheferna är kritiska till omgörningen blir det kaos i organisationen.
  • Tydlig projektorganisation
  • Tydlig information till de anställda
  • Dialog med de anställda. Har man fått vara med och påverka är man oftast mer positiv till det nya.

Marianne Zetterblom

Taggar: ArtikelserieArbetsklimat