Sociala medier har gått från att vara en privat angelägenhet och ett medel för socialt umgänge till att bli viktiga informationskanaler och forum för företag och organisationer.
– Framför allt kan du använda sociala medier för att förbättra kommunikationen och sprida kunskap, säger Annika Lidne, vd för Disruptive Media som bland annat arbetar med analys och strategi åt företag som vill använda sociala medier internt.

En av de stora fördelarna med sociala medier är att det går att säkra kunskap som de anställda sitter på, som annars riskerar att försvinna om de byter jobb eller går i pension.
Det kan man enkelt göra genom att använda så kallade wikier, öppna dokument på intranätet eller internet som medarbetarna kan gå in i och fylla på med information.
– Har du ett företag där många jobbar som handläggare med liknande saker, till exempel på ett försäkringsbolag, då kan man behöva en wiki där man samlar den kunskap som hela tiden bearbetas.

Ett företag som använder wikier just på det här sättet är försäkringsbolaget Europeiska.
– Någon kanske kastar ut en fråga och sedan kan man diskutera och komma fram till ett svar där eftersom det är öppna dokument. Det är ett väldigt bra verktyg för oss, säger Johanna Snickars, informatör på Europeiska.
Sociala medier kan också användas för att dela kunskap mellan anställda som sysslar med samma sak, men som kanske är utspridda på olika arbetsplatser i landet.
– I en detaljhandelsorganisation kan det vara viktigt att knyta ihop olika yrkesgrupper mellan olika butiker, till exempel de som håller på med skyltningen i butikerna. Då kan man använda något Facebookliknande verktyg, säger Annika Lidne.

Andra möjligheter är att starta forum där man fångar upp vanliga frågeställningar eller bloggar där till exempel IT- eller löneavdelningen berättar om sitt arbete. På det viset får man inte bara en dynamisk arbetsplats där alla bidrar med sina kunskaper och idéer utan man stärker också samarbetet och företagskulturen.
– De företag som har satt igång med sociala medier, framför allt internt, är ofta de mest innovativa och vinstdrivande.
Men för att nå dit måste de anställda vara med på noterna och ha samma tekniska förutsättningar. Därför kan det krävas utbildning men kanske också att man får bort den negativa attityd som finns hos medarbetare som tidigare upplevt dåliga tekniska system som krånglar och kraschar.
– Det handlar om att få folk att upptäcka att det är lustfyllt att jobba med sociala medier och att de kan underlätta deras vardag. Då får man göra en analys och se hur man kan göra jobbet enklare, snabbare, mer lustfyllt och kvalitativt för medarbetarna. Det handlar om att göra det enkelt och praktiskt för att acceptera förändringar, säger Annika Lidne.

Men sociala medier har för många företag också blivit ett viktigt instrument i den externa kommunikationen. På Europeiska använder man Twitter, Facebook och en blogg och samtliga kanaler uppdateras regelbundet.
– Det bästa är snabbheten. Om det händer någonting i världen, till exempel en tsunami, kan vi få ut informationen mycket snabbare än om man skulle publicera det på hemsidan eller skicka ut ett nyhetsbrev. Det mesta handlar inte om att sälja våra produkter utan om att finnas till för kunderna, ge information och visa att vi är duktiga på resesäkerhet, säger Johanna Snickars.

Scania är ett annat företag som ligger långt framme i användandet av sociala medier. Här är det Twitter, Facebook, Youtube och Flickr som gäller och den främsta målgruppen är de förare som kör deras lastbilar.
– I samband med att vi lanserar en ny produkt eller tjänst så synliggör vi det i sociala medier med syfte att driva trafiken tillbaka till våra egna webbplatser, kampanjsajter och produktsidor där det finns mer information tillgänglig. Det handlar också om att vårda varumärket on-line, säger Erica Zandelin på Scanias kommunikationsavdelning.
De sociala medierna används även sinsemellan av lastbilsförarna. På Facebook har det bland annat startats grupper som Sveriges lastbilschaufförer, Kvinnliga lastbilschaufförer och Vi som e trötta på allt skitsnack om lastbilschaufförer.

Även skyddsombuden har upptäckt sociala medier och gruppen Support your local skyddsombud, som startades i december 2008, har nära tusen medlemmar. De har bland annat skrivit ett brev till arbetsmarknadsminister Sven-Otto Littorin där de har krävt ändringar i arbetsmiljölagen.
Sociala medier börjar också få genomslag hos myndigheterna och numera går det till exempel att chatta om föräldraförsäkringen med handläggare på Försäkringskassan.
– Det är ett medvetet val för att öka vår service, säger Ann Persson Grivas, försäkringsdirektör på Försäkringskassans kundcenter.
Många av de som nu är blivande föräldrar har lång erfarenhet av att använda internet. Det är en målgrupp som det passar väldigt väl, och som även har krav på att det ska finnas den här typen av möjligheter.