Översättningar görs automatiskt av Google Translate och Prevent ansvarar inte för att de är korrekta.

Så använder du enkäten

Med hjälp av den här enkäten kan ni undersöka faktorer i arbetets villkor som kan ge upphov till IT-stress. Enkäten är kostnadsfri. Börja med att genomföra undersökningen, så kan ni sedan tillsammans diskutera hur ni ska förbättra er arbetsmiljö. 

Att använda enkäten

När man fyller i enkäten själv tar det cirka tio minuter. Om en grupp gemensamt går igenom enkäten kan tiden troligen variera mellan 30 och 90 minuter beroende på synpunkter och diskussioner. Vad enkäten innehåller kan du läsa mer om under Om enkäten.

Planering

Fundera över hur enkäten ska användas. På större arbetsplatser kan det vara lämpligt att bilda en arbetsgrupp för planering och genomförande, med företrädare för anställda och arbetsgivare. I mindre företag eller där beslut om undersökningen kan tas på avdelningsnivå bör du som chef planera in samverkan med skyddsombud.

Genomförandet av enkäten måste ske i förtroende med dem som deltar. Informera om syftet med undersökningen och hur resultaten kommer att användas. En god förankring med tydlig och tillräcklig information före undersökningen är nödvändig för ett tillförlitligt resultat och framgång i hela processen.

Tips: bestäm dig innan du går ut med enkäten för hur och när du ska gå igenom resultatet tillsammans med dina anställda. Om man som anställd besvarar en enkät förväntar man sig återkoppling.

Gör enkäten

Om du är nyfiken på enkätens innehåll eller om du som ansvarig vill veta vilka frågor de anställda kommer att ta ställning till finns möjlighet att testa enkäten på egen hand först. Detta är en funktion som också passar för företag eller avdelningar med färre än sex anställda, eftersom det är svårt att bevara anonymiteten i en så liten grupp. Då är det bättre att ni går igenom enkäten tillsammans och diskuterar er fram till svaren på frågorna. Enkäten kan även fyllas i enskilt för att sedan enligt överenskommelse användas som underlag för ett medarbetarsamtal.

Starta en gruppenkät

Vill du undersöka it-stressfaktorer i ert företag kan du som ansvarig skapa en gruppenkät. Gruppenkät fungerar för grupper med fler än sex anställda, eftersom det är svårt att bevara anonymiteten om gruppen blir för liten. När du gör en gruppenkät får du ett mejl med två länkar, en som du kan skicka till de anställda och en där du själv kan se det sammanställda resultatet.

Om det är flera avdelningar som deltar, och du vill kunna särskilja resultaten, finns det möjlighet att starta flera enkäter. Du särskiljer dem enkelt genom att döpa dem efter till exempel avdelningens namn.

Tips: för bästa svarsfrekvens, ange ett sista datum för att besvara enkäten, max två veckor från ditt utskick. Vid behov, gå ut med en påminnelse 3-5 dagar före sista datum.

Resultatet

Det samlade resultatet för gruppenkäten kan du som ansvarig se genom att följa den nedersta länken du fick i mejlet när enkäten skapades. Du kan ta del av resultatet förutsatt att minst sex personer har bevarat enkäten. Alla svar är anonyma. Baserat på de anställdas svar får du ett svarsresultat med återkoppling på stressfaktorer i er arbetsmiljö.

Resultatet redovisas dels som ett index för respektive frågeområde och dels som ett medelvärde av vad de anställa har svarat på respektive fråga. Värdet som redovisas ligger mellan 0 och 100 där noll utgår från "instämmer inte" och hundra från "instämmer helt".

Varje frågeområdes index indelas i tre nivåer:
67–100 Bra/mycket bra resultat
34–66 Lågt/halvbra resultat
0–33 Mycket lågt resultat

Ett index på 67 och högre visar alltså på ett nuläge där majoriteten i arbetsgruppen anser att det mesta fungerar bra eller mycket bra. Ger undersökningen ett index under 34 så finns ett akut behov av förbättringsinsatser. Index kan användas för att följa utvecklingen över tiden genom att utföra flera enkätundersökningar, till exempel en gång per år eller före och efter omorganisationer eller verksamhetsförändringar. Görs undersökningen för flera arbetsgrupper eller inom hela arbetsplatsen ges också möjlighet till jämförelse mellan olika arbetsgrupper.

Det är även viktigt att titta på svaren i enskilda frågor. Varje enskild fråga ger ett medelvärde för gruppens samlade svar på frågan. Om en eller flera personer har angett ett värde mellan 0–25, är det ett tecken på att frågan kan behöva tas upp till dialog. För att synliggöra detta i enkäten visas en ikon med ett utropstecken intill frågan. Givetvis behöver man då också se till frågans medelvärde (är det hög eller lågt), relevans i verksamheten och dess karaktär. Om nästan alla frågor fått ett utropstecken kan det även vara en indikation på att någon eller några i gruppen inte mår bra och därför satt lågt på många områden.

Bearbeta resultatet i gruppen

Diskutera därefter tillsammans i gruppen hur ni kan minska belastningen av faktorer som kan framkalla stress. Arbeta med sådant som det är realistiskt att påverka och förändra.

  1. Gå igenom resultatet tillsammans.
  2. Välj ut områden som ni vill diskutera och förbättra. Gruppsamtalet är oerhört betydelsefullt. Till ert stöd finns sidorna "Tips och råd" med frågor att fundera över och diskutera.
  3. Ta fram förslag på åtgärder som skulle passa er. Skapa en kreativ miljö för idéer och förslag. Avfärda inget i ett första skede. Därefter kan ni värdera, diskutera och prioritera förslagen.
  4. Har gruppen mandat att fatta beslut? Om inte lämnas åtgärdsförslagen vidare för hantering och beslut i företaget. Är det åtgärder ni själva bestämmer över gör ni upp en handlingsplan. Planen bör innehålla typ av åtgärd, tidpunkt för genomförande, vem som ansvarar för åtgärdens genomförande och när uppföljning av åtgärden ska göras.