Stol

Publicerad 7 juli 2015

Tio råd vid flytt till nytt kontor

När man står inför förändringar av kontoret, oavsett om det gäller att flytta till nya lokaler eller göra om de nuvarande, skapar det lätt oro och frågor. Genom att förbereda sig väl och bedriva ett aktivt förändringsarbete ökar förutsättningarna för ett lyckat genomförande.

1. Analysera behoven

Innan man bestämmer hur det nya kontoret ska se ut är det bra att göra en analys av den egna verksamheten och vilka behov som behöver tillgodoses för att den ska fungera på bästa sätt. Detta för att kunna välja en lösning som blir funktionell. Ta till exempel reda på hur flödena ser ut i verksamheten, hur nuvarande lokaler används och vad som behövs för att medarbetarna ska kunna utföra sitt arbete på bästa sätt utifrån sina förutsättningar. Det finns olika verktyg att använda sig av för analysarbetet.

Analysen ger fördjupad kunskap om de egna behoven och gör det lättare att anlita externa specialister som kan hjälpa till att förverkliga kontoret, till exempel ergonom eller arbetsmiljöingenjör.

2. Avsätt tid och resurser för förändringsarbetet

Att bygga om eller flytta till nya lokaler innebär en förändringsprocess och det är viktigt att se till att det finns både tid och resurser för att driva ett aktivt förändringsarbete. Inom HR-avdelningen finns ofta kunskaper om hur ett förändringsarbete bör bedrivas. För att stödja och komplettera de egna resurserna kan man ta hjälp av externa experter som kan förändringsledning och förändringsprocesser.

3. Förankra hos ledningen

Förändringen måste vara förankrad hos företagets ledning och förändringsprocessen initieras av dem. Att ledningen är engagerad i frågorna är avgörande för att nå ett bra resultat.

4. Skapa en tydlig projektorganisation

Bygg upp en projektorganisation som ska driva förändringsarbetet och sätt tydliga ramar för vilka beslut som fattas av vem. En lösning är att ha en styrgrupp och under den ett antal projektgrupper som hanterar olika frågor som IT-lösningar, rumsfunktioner och inredning.

5. Förbereda för nytt arbetssätt

Ett syfte med att förändra kontoret kan vara att förändra arbetssätt, till exempel att arbeta mer i team eller aktivitetsbaserat arbetssätt. Då är det viktigt att se till att den fysiska miljön stödjer det arbetssätt man vill införa. Medarbetarna behöver också stöd och information för att kunna ta till sig det nya arbetssättet och utbildning på nya system som planeras att införas.

Ett nytt arbetssätt kan ställa andra krav på ledarskapet i organisationen och då behöver chefer få stöd för att kunna svara upp mot detta.

6. Ta del av andras erfarenhet

Andras erfarenhet kan tillföra mycket till den egna processen. Gör studiebesök hos företag som gjort om eller byggt nytt kontor. Ordna också studiebesök och workshops för medarbetarna så att de får bilda sig en uppfattning om vad er förändring kommer att innebära.

7. Informera och återkoppla

Information är oerhört viktig och det är vanligt att medarbetare känner att de inte är tillräckligt informerade. Se därför till att informera och återkoppla regelbundet om vad som händer när det gäller förändringarna, även när det inte finns något nytt att berätta om. Var tydlig i informationen och berätta varför förändringen genomförs och vad som är målet.

8. Gör medarbetarna delaktiga

Involvera medarbetarna i förändringen men var tydlig med vad som går att påverka och vad som inte går att påverka. De som känner att de varit delaktiga är ofta mer positiva till det nya.

9. Utrymme för justeringar

Trots analyser och god planering kan det finnas sådant som behöver åtgärdas efter inflyttning. Se till att det finns möjlighet att utvärdera och att göra justeringar i det nya kontoret.

10. Fortsätt följa upp

Arbetet är inte klart i och med att förändringen är genomförd och ni flyttat in i lokalerna. Gör återkommande uppföljningar för att se till att lokallösningen fortsätter vara levande och fungerande. Se till att det finns möjlighet att fortsätta göra justeringar i framtiden.

Fakta Tips på verktyg

Forma kontoret, Prevent, är ett webbverktyg som ger stöd inför en förändring av kontoret.

Arbetsmiljöverkets temasida om kontor tar upp den fysiska utformningen av arbetsplasten. 

Taggar: Så gör du

    • Anders Janson
    • / 08:32, 31 juli 2015
    • /

    Hej! Bra artikel om ett viktigt ämne men jag saknar en punkt: riskbedömning vid förändring -visst borde den komma in i den beskrivna processen ovan!! Tyvärr finns det en tendens till att den gamla hederliga SAM inte riktigt hänger med in i det moderna tänket. Vad tror du?

Webbfråga

Vad gör ni för arbetsmiljösatsningar i höst?

  • Medarbetarenkät 9%  
  • Skyddsrond 18%  
  • Stresskartläggning 9%  
  • Arbetsmiljöutbildning 18%  
  • Ingen alls 27%  
  • Vet inte 18%  
Totalt antalet röster: 11