Publicerad 6 februari 2017

Så kan småföretagare ta hjälp med arbetsmiljöarbetet

Arbetsmiljö i småföretag

Budgetansvar, IT-utveckling, kundrelationer och så personalfrågor på det. På ett litet företag är det inte ovanligt att en och samma person ska ansvara för vitt skilda frågor. Att arbetsmiljön hamnar i skymundan är inte så konstigt. Men det finns hjälp att få.

Forskarna Stig Vinberg och Bodil Landstad, båda professorer vid avdelningen för hälsovetenskap på Mittuniversitetet, håller på att avsluta ett forskningsprojekt där man testat nätverk som metod för att stötta småföretag att få igång sitt arbetsmiljöarbete.

Under ett års tid fick chefer från 19 företag i storleken 5–19 anställda möjlighet att ingå i ett av två nätverk, ledda av en svensk respektive norsk företagshälsa. Under regelbundna träffar fick cheferna chans att gemensamt diskutera teman som de själva hade önskat. De fick även tillgång till individuellt ledarstöd av företagshälsan under projekttiden.

Projektet följdes upp genom att forskarna mätte chefernas och medarbetares självskattade psykosociala förhållanden och hälsa före och efter, samt gjorde djupintervjuer med cheferna.

Insatsen gav begränsade psykosociala effekter i företagen. Däremot visar intervjuerna att många av cheferna tyckte att det var bra att utbyta erfarenheter med andra, och att få stöd från företagshälsan.

Bodil Landstad. Foto: Maclein Foto og Design– De uppskattade den korta vägen till någon som kan hjälpa dem. Många upplever sig som rätt ensamma i sin ledarroll. Då var det berikande att ha någon att bolla tankar och idéer med, som man kan ringa när man behöver, säger Bodil Landstad.

I intervjuerna uttryckte många chefer osäkerhet kring psykosociala arbetsmiljöfrågor, berättar Bodil Landstad.

– Hur ska man hantera att en nära medarbetare går igenom en skilsmässa? Hur kan man hjälpa en kollega som är spelberoende? Ledarna vi mötte vill sina medarbetare det bästa och sträcker sig väldigt långt. Men det kan vara svårt att veta hur man ska agera.

För några av cheferna ledde deltagandet i projektet till att de strukturerade upp kommunikationen i företaget. En ledare skapade en tydligare form för sina medarbetarsamtal. En annan införde arbetsplatsträffar.

– De hade inte haft det på företaget tidigare, för de tyckte att de pratade så mycket ändå. Men nu har de börjat ha träffar där de pratar om specifika teman, och där alla kan lämna förslag i förväg på vad som ska diskuteras, säger Bodil Landstad.

På en av arbetsplatserna fanns ett missnöje bland personalen över att under en längre tid ha behövt jobba kvällar och helger för att klara leveranserna. Efter förslag från företagshälsan hölls då ett möte med personalen utan att chefen var med, lett av en psykolog.

Det visade sig att medarbetarna hade många kloka förslag kring hur man kunde effektivisera arbetet och fördela om arbetstiden.

– Arbetsledaren var otroligt glad över det. Samtidigt sa han att förslagen nog inte hade kommit fram om det inte hade kommit någon utifrån.

Peter Orrgren är chef för penntillverkaren Ballograf med 40 anställda. Den närmsta tiden ska han bland annat medverka på en mässa i Tyskland, planera höstens nya produktsläpp och träffa kommunens näringslivsenhet. Däremellan är det personalärenden, produktionsmöten och ekonomiavstämningar.

– Mitt jobb handlar om att blanda sig i allting, hela tiden. Fördelen är att ingen dag är den andra lik, säger han.

I en vardag full av skiftande och brådskande uppgifter kan det vara svårt att skapa utrymme att tänka långsiktigt kring arbetsmiljöfrågor, konstaterar Peter Orrgren.

– Vi är duktiga på att producera pennor på det här företaget. Men vår kunskap om arbetsmiljö är begränsad.

Ballograf har sedan många år tillbaka ett avtal med företagshälsan som innebär att de anställda vid behov kan träffa bland annat sjuksköterska, läkare, friskvårdare eller psykolog.

Utöver det anlitar Peter Orrgren då och då en arbetsmiljöingenjör för att gemensamt gå igenom företagets systematiska arbetsmiljöarbete. Han har också regelbunden kontakt med Martin Pålsson, rådgivare på företagshälsovården Team hälsa och friskvård, som följt Ballograf länge.

– Jag och Martin brukar prata om hur vi kan flytta fram positionerna när det gäller hälsa och arbetsmiljö. Företagshälsovården fungerar lite som vår HR-avdelning kan man säga. Det är ovärderligt, säger Peter Orrgren.

Det var under ett sådant möte 2013 som tankarna föddes på att hitta ett mer systematiskt sätt att jobba med hälsa och friskvård. Diskussionen landade i att erbjuda alla medarbetare på Ballograf en hälsoprofil, något som numera görs vartannat år.

Hälsoprofilen innebär att alla får möjlighet att testa bland annat blodfetter, blodtryck och syreupptagningsförmåga. Sedan får de en personlig genomgång där en hälsopedagog sammanfattar resultaten i form av rött, gult eller grönt ljus, samt ger tips om kost och motion.

Peter Orrgren brukar också be om en sammanställning för hela personalen för att kunna följa utvecklingen på gruppnivå.

– Första gången var det rätt många som fick rött ljus. Men det har förändrats radikalt. Numera är det nästan bara grönt i gruppen, det är fantastiskt att se. Och vi har nästan inga korttidssjukskrivningar längre, säger Peter Orrgren.

Team hälsa och friskvård blir ofta kontaktade av företag som vill ha offerter på enstaka tjänster som exempelvis hälsokontroller eller medicinska bedömningar. Martin Pålsson berättar att han då brukar passa på att be om ett möte, för att berätta om hur företagshälsan kan stötta företaget även i det övergripande arbetsmiljöarbetet.

– Jag brukar börja med att ställa lite frågor. Hur ser era ohälsotal ut? Hur jobbar ni med arbetsmiljöfrågor? Gör ni skyddsronder, har ni policys kring exempelvis alkohol och droger? Det kanske visar sig att en hälsoundersökning inte är det mest relevanta, utan att företaget behöver jobba med andra delar.
Martin Pålssons erfarenhet är att det systematiska arbetsmiljöarbetet brister inom många mindre företag. Han tycker inte att det är konstigt. Cheferna har ofta hamnat där de är för att de är drivna entreprenörer och innovatörer, inte för att de är specialister på personalfrågor.

– Jag tror att många ser arbetsmiljö som något svårt, och kanske som något man tror kostar mycket pengar.

För företag som tidigare inte har jobbat systematiskt med arbetsmiljöförbättringar kan det vara svårt att veta var man ska börja. Martin Pålsson brukar tipsa om att helt enkelt öppna för dialog på arbetsplatsen, genom att våga ställa frågan: Hur mår vi?

– Man kommer långt genom att ta med den typen av frågor på mötesagendan. Det vanliga är att prata om budget, försäljning, produktionsmål. Men man kan även prata om arbetsmiljö. Hur fungerar det? Vilka riskbedömningar behöver vi göra? Hur kan vi höja vår kompetens?

Peter Orrgren tycker att det finns flera nivåer på arbetsmiljöfrågorna, där vissa är enkla att hantera, andra betydligt svårare.

– De stora farorna är enkla att åtgärda. Det går till exempel inte att stoppa in en hand i någon av våra maskiner, för då stannar de. Men hur gör du för att få någon att ställa in stolen på rätt sätt, eller att använda hörselskydd? De små vardagssakerna som är var ens ansvar är de svåraste tycker jag. Samtidigt är det ofta de som orsakar belastningsskador.

Peter Orrgren säger att han kan ibland tröttnar på att tjata om skyddsutrustning och ergonomi. Samtidigt behöver han bara gå till sig själv för att se att bekvämlighet lätt går före säkerhetstänk.

– Nu när jag visade runt dig i fabriken skulle jag sett till att vi tog på oss skor med stålhätta och hörselskydd. Men det gjorde jag inte.

Av de 34 anställda på Ballografs Göteborgsfabrik har många jobbat länge och känner varandra väl. Det är på många sätt en friskfaktor, anser Peter Orrgren. Kommunikationen är rak och beslutsvägarna korta.

– Man märker också ganska snart när något inte står rätt till. Jag tror att vi kan upptäcka sådant som till exempel ekonomiska eller drogrelaterade problem mycket tidigare än på ett stort företag.

Samtidigt kan de tajta relationerna i gruppen nog göra det svårare att lyfta konflikter och utsatthet.

– De delarna av arbetsmiljön är svårast att upptäcka. Det är mycket lättare att påpeka att den här stolen gnisslar, än att berätta att jag är mobbad, jag mår psykiskt dåligt, säger Peter Orrgren.

Stig Vinberg och Bodil Landstad konstaterar att det finns många satsningar riktade mot småföretagare. Men de handlar oftast om entreprenörskap, och sällan om arbetsmiljöfrågor. Här finns ett glapp, anser de.

– Företagarorganisationer, arbetsgivarorganisationer och fackförbund skulle kunna bygga upp mer egen kompetens kring det här området och vara ett stöd till sina medlemmar, säger Stig Vinberg.

Han lyfter också fram företagshälsovården som en aktör som skulle kunna ta en tyngre roll.

– Företagshälsovården skulle kunna utveckla nya modeller, till exempel att nå småföretag genom nätverk. Det vore också bra med incitament för företag att anlita dem. I Finland finns en lag som säger att företag måste ha tillgång till företagshälsovård som en oberoende resurs, det är ett sätt.

Peter Orrgren håller med om att det behövs bättre stöd för små företag.

– Visst, Arbetsmiljöverket kommer hit ibland. Men de kollar framförallt efter förbjudna saker, snarare än att hjälpa oss med hur vi kan göra så att det blir bättre.

Han jämför med hur det går till när man ska certifiera sig för olika ISO-standarder.

– Då måste en tredje part komma in en gång om året för att kontrollera att man har allt på plats. Man kanske skulle ställa det kravet även här? Att en oberoende part kontrollerar att man faktiskt har ett systematiskt arbetsmiljöarbete.

så säger lagen om anställda i små företag

  • Föreskriften om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) gäller för alla arbetsplatser, oavsett vilken bransch det gäller eller hur många anställda man har. Föreskrifterna beskriver metodiken för hur arbetsmiljöarbetet ska gå till. I stora drag handlar det om att arbeta enligt ett system, där man löpande undersöker arbetsmiljön, inventerar och bedömer risker, prioriterar, åtgärdar och följer upp.
  • Dessa delar av det systematiska arbetsmiljöarbetet behöver alla dokumentera, oavsett antal anställda:
    Riskbedömningar – ska göras regelbundet samt vid förändringar av verksamheten. Risker för ohälsa och olycksfall ska bedömas.
    Handlingsplaner – utgår från riskbedömningarna. De ska innehålla vad som ska göras och när, vem som ansvarar för att det görs samt hur/när det ska följas upp.
    Instruktioner – om något moment anses särskilt riskfyllt ska skriftliga instruktioner upprättas.
  • Om verksamheten har 10 anställda eller fler ska dessutom följande dokument finnas:
    Arbetsmiljöpolicy. Hur vill vi att det ska vara på vår arbetsplats och hur når vi dit? För små företag kan handlingsplanen fungera som en arbetsmiljöpolicy. 
    En beskrivning av hur arbetet med arbetsmiljö ska fungera – rutiner för hur det ska bedrivas och vem som gör vad. 
    Årlig uppföljning av arbetet med arbetsmiljöfrågor: Vad har fungerat bra och vad behöver vi förbättra?

Taggar: Arbetsmiljöarbete

Skriv din kommentar

Kommentarer är tillåtna till 2017-08-06




Regler för kommentarer

Webbfråga

Varför är det stressigt i maj?

  • Mycket på jobbet 41%  
  • Mycket på fritiden 12%  
  • Våren går för fort! 27%  
  • Känner ingen majstress 20%  
Totalt antalet röster: 116