Publicerad 31 maj 2017

Livsviktiga beslut mitt i kaoset

Krishantering

Hur förbereder man sitt företag inför en kris, när man omöjligen vet vilket scenario man kommer att ställas inför och när? Och hur ska man ta hand om sina medarbetare när krisen väl är ett faktum?

Några såg lastbilen komma körandes, en del rusade fram för att hjälpa. Den 7 april är en dag som stockholmarna sent ska glömma oavsett om man var i city eller inte. För de som har sin arbetsplats på Drottninggatan och blev vittnen till terrordådet är risken extra stor att de kommer att lida av plågsamma minnesbilder – flashbacks – under en tid framöver. Det gäller kanske särskilt dem som såg svårt sargade kroppar på gågatan alldeles nära.

En av de butiker som fanns mitt i kaoset var Clas Ohlson på Drottninggatan 53. När larmet om lastbilen som mejade ner människor kom vid 14.53 satt Clas Ohlsons koncernsäkerhetschef Linus Sandgren i möte i Insjön i Dalarna, 25 mil därifrån. När han nåddes av nyheten sammankallade han krisgruppen till telefonmöte.

– Det var väldigt svårt att samla fakta om denna kaotiska händelse. Det första vi gjorde var en bedömning av ”worst case-scenario”. Vi insåg att det var frågan om ett livsfarligt läge, säger Linus Sandgren.

Krisorganisationen inriktade sig till en början på att fatta beslut och ge råd till de anställda. Någon mer information än någon annan hade de inte tillgång till i gruppen.

– Då är det är jättesvårt att ge råd, eftersom det handlar om andra människors liv. Skulle vi be vår personal att evakuera eller stanna kvar? Det vi gjorde var att försöka samla fakta via myndigheter och polis. Sedan beslutade vi att ge rådet att de som var på plats skulle gå så långt in i butiken som möjligt. De skulle hålla sig från fönster och väggar, säger Linus Sandgren.

Ändå följde inte alla anställda exakt de råd som gavs.

– Nej, vi har mycket personal och en del var ute och gick och såg händelsen, andra ville hjälpa till. Och var och en måste få fatta beslut om sina egna liv. Nu efteråt känner jag att vi fattade rätt beslut, men det är enkelt att säga när man har facit i hand. Och senare kunde vi råda de anställda att lämna butiken på Drottninggatan och närliggande butiken i Gallerian och gå hem, säger han.

Även under lördagen hölls butikerna stängda.

– Det var många som var uppenbart påverkade eller mådde direkt dåligt. Uppslutningen till vår debriefing dagen efter där vi även hade en psykolog närvarande var god, säger han.

Efter debriefingen beslutade man att krisledningsgruppens arbete var över och att man nu kunde återgå i normalt operativt läge.

– Då var det lördag kväll. Behovet av krisledning var över, men krisen lever kvar hos de drabbade och den kräver förstås mer av butikscheferna, regionen och hela organisationen, säger Linus Sandgren.
Man gick ut med information och stöd till butikscheferna med bland annat en checklista i krishantering.

För krisledningsgruppen på Clas Ohlson återstod nu utvärdering.

Hur förbereder man sitt företag för påfrestningar och kriser som aldrig har hänt förut?

Mats Bohman, som är expert på krisledning vid utbildningsföretaget Practise, blev uppringd av krisledningsgrupper hos en rad företag runt om i Stockholm som just gått upp i stabsläge. Han hjälper företag som vill förbereda sig för oförutsedda och utsatta händelser och ger råd när krisen väl inträffar.

– Nu hade företagens krisledningar en idé och ville ha råd kring hur de skulle agera, de undrade till exempel om de skulle stänga ner och skicka hem folk.

Olika rykten började florera, som skottlossning vid Fridhemsplan, vilket senare visade sig vara falskt.

– Jag hade inga andra uppgifter, men jag kan få krisledningsgruppen att bromsa ner och ta det lugnt i beslutsfattandet. Det fanns en stor oro för om det skulle hända något mer dåd, säger han.

Mats Bohman själv satt som bollplank i telefon. Dagen efter dådet åkte hans kollegor däremot ut som krisstödjare till platsen. Det ingår egentligen inte i deras normala arbetsuppgifter, men de är med i ett nätverk för krisstöd och dagen efter dådet var det många människor som behövde prata och strukturera upp händelsen.

– Väl på plats börjar man identifiera behovet av krisstöd. Många behöver förstå vad som har hänt och indirekt drabbade personer kan också behöva stöd.

För många kan det hjälpa att prata och älta det som har hänt.

– Sömnsvårigheter och oro är normala reaktioner på onormala händelser, men detta avtar succesivt i takt med att man får prata av sig och bearbeta. Man kan få mycket stöd hos medarbetare på arbetsplatsen, säger han.

När man upprättar en krisplan bör det ingå en plan för hur man ska agera för att hjälpa människor efter en kris, menar Mats Bohman.

– Alla företag kan råka ut för en allvarlig händelse och i det finns en stor risk att folk kommer må dåligt. I min värld är det självklart att inte sitta med de frågorna när en kris väl har inträffat, säger han.

Ur ett arbetsgivarperspektiv är det viktigt att ta reda på om det är någon som har behov av professionell hjälp av till exempel psykolog.

– Att en person orkar komma tillbaka till arbetet är viktigt ur ett mänskligt perspektiv men också ur företagets ekonomiska perspektiv. Arbetsgivaren har allt att vinna på att folk mår bra, säger han.

Fakta Så rustar ni för kris

1. Säkerställ att ni har en funktionell krisplan. Definiera vad som är en kris för er och fördela rollerna i er krisledningsgrupp. Gör upp en arbetsstruktur som är dokumenterad.

2. Öva krisplanen regelbundet, till exempel i samband med en brandövning. Själva scenariot är underordnat – det viktigaste är att öva samarbete och beslutsfattande.

3. I krisplanen bör ingå en plan för avveckling. Definiera vad som kännetecknar att krisen är över. Vilka medarbetare är i behov av krisstöd? Hur ska ni återgå till en normal drift?

4. Återgå i normal drift. Det sista som sker i en kris är efterarbetet. Utvärdera vad som fungerade bra/dåligt i krisarbetet. Undersök också hur krisledningsgruppen mår, chefer får ofta en utsatt position i krisen.

Källa: Mats Bohman, expert på krisledning, utbildningsföretaget Practise

Taggar: Relationer

Skriv din kommentar

Kommentarer är tillåtna till 2017-11-30




Regler för kommentarer