Publicerad 19 december 2013

Så får du bättre möten på jobbet

Retar du dig på alla meningslösa möten på jobbet? Du är inte ensam. Många projekt- och ledningsmöten är som en sambandscentral i krig.

Deltagarna sitter med laptopen uppfälld, läser sms och e-post och kör sitt eget race. Det är den dolda agendan som regerar på jobbmötena, enligt Per Hörberg, organisationscoach och författare till boken ”Mötas på riktigt”.

– Alla är upptagna av sina egna tankar samtidigt som den öppna agendan pliktskyldigt avhandlas, säger Per Hörberg.

För att få ut mesta möjliga av varje möte krävs mental närvaro.

– Många möten i arbetslivet följer ritualer och mönster där man spelar upp saker för varandra och håller masken. Förutsättningen för ett bra möte är mental närvaro. Annars blir det ett av alla dessa otaliga ickemöten som bara stjäl tid.

Ett sätt att locka fram mental närvaro är att flytta undan bordet eller välja en informell miljö utan projektorer och Powerpointpresentationer.

– Bordslösa möten lockar fram närvaro, skapar större samhörighet och får deltagarna att slappna av. Den dolda agendan får dessutom svårare att agera, säger Per Hörberg.

Ett dåligt mötesmönster bottnar ofta i att ledaren inte tar sitt ansvar, vilket leder till att deltagarna missbrukar mötesformen eller struntar i att delta. Ett bra möte däremot börjar redan i korridoren.

– Mötet ska ha en tydlig avsikt och den visar man när man kallar till mötet. Bäst är att göra det lite informellt i korridoren. Investera ett par minuter och berätta för deltagarna vad mötet handlar om. Det höjer engagemanget och lönar sig oväntat mycket, säger Per Hörberg.

Ett annat sätt att väcka engage­mang hos deltagarna är att skapa dynamik.

– Det gäller att få alla att delta aktivt och inte bara avrapportera. Försök få med alla i mötet, variera arbetsformen och våga bryta mönster som stagnerat. Det går lättare än vad man tror att bryta en dålig möteskultur, säger Per Hörberg.

Ta tempen på mötet

  • Har ni fastnat i en diskussion om vems verklighetsuppfattning som gäller?
  • Försöker ni övertyga varandra om vems sätt som är bäst att göra saker på?
  • Respekterar ni varandras åsikter?
  • Tar ni del av varandras erfarenheter?

Så kan du bidra till bättre möten

  • Alla mötesdeltagare har ett ansvar. Fråga dig vilken roll du har. Kan du bidra med något? Vad har du för behov
  • Lyssna till vad folk säger. Sätt inte etiketter som ”där är han som alltid kommer för sent” eller ”hon som är så högljudd”.
  • Bestäm i förväg hur länge mötet ska vara. Du orkar vara effektiv i 1–2 timmar.
  • Slå fast vad ni ska prata om och håll er till ämnet.
  • Alla ska känna att de kan delta i mötet och inte bara sitter av tiden. Gör din röst hörd!

Checklista för bra möten

  • Börja och sluta i tid.
  • Bannlys sms och e-post.
  • Var tydlig med avsikten för mötet och informera alla mötesdeltagare i förväg.
  • Lämna ovidkommande information via e-post.
  • Ha en inte alltför ambitiös agenda.
  • Håll mötet kring två, högst tre punkter.
  • Formulera intressanta rubriker för deltagarna.
  • Bryt mötesrutiner – byt rum, plats.
  • Håll bordslösa möten.

Lästips

Mötas på riktigt – professionellt och personligt.
AvPer Hörberg (Navigator Dialog).

Meningsfulla arbetsplatsmöten.
Av Knut Irving (Kommentus).

Bättre möten på jobbet.
Av John Nyström (Studentlitteratur).

10 verktyg för bättre möten.
Av Lena Börjeson (Metoda).

Margaretha Eldh

Taggar: Möten

    • / 07:42, 24 februari 2014
    • /

    Ska ta med mig denna artikel till ett av våra möten där disciplin saknas och ingen har tid med sina uppgifter som delges under mötet.