Gör en kartläggning

Med hjälp av den här webbaserade enkäten kan ni kartlägga IT-relaterade faktorer som kan ge upphov till stress. Enkäten är kostnadsfri att genomföra. Börja med att genomföra kartläggningen, så kan ni därefter tillsammans diskutera hur ni ska lösa eventuella problem.

För dig som arbetsgivare

Fundera över hur enkäten ska användas vid en gemensam kartläggning för hela arbetsgruppen. På större arbetsplatser kan det vara lämpligt att bilda en arbetsgrupp för planering och genomförande, med företrädare för anställda och arbetsgivare. I mindre företag eller där beslut om kartläggning kan tas på avdelningsnivå bör du som chef planera in samverkan med skyddsombud.

Det är lämpligt att beslut om enkätens genomförande tas i ledningsgrupp och/eller skyddskommitté/samverkansgrupp. Planera genomförandet i samverkan med representanter för anställda.

Genomförandet av enkäten måste ske i förtroende med dem som deltar. Informera om syftet med kartläggningen och hur resultaten kommer att användas. En god förankring med tydlig och tillräcklig information före kartläggningen är nödvändig för ett tillförlitligt resultat och framgång i hela processen.

 
Om enkäten

Enkäten är ett hjälpmedel att hitta faktorer som kan ge upphov till stress vid arbete med IT-verktyg. Det syftar inte till att mäta stressnivåer hos enskilda individer eller grupper utan återspeglar enbart de förhållanden under vilka den anställde arbetar. Påståendena i formuläret speglar således enbart upplevelser av att använda informations- och kommunikationsteknisk arbetsutrustning. Enkäten består av åtta områden med fyra påståenden inom varje område vilka besvaras på en 4-gradig skala. Enkäten avslutas därefter med en fråga om hantering av IT-belastning.

När man fyller i enkäten själv tar det cirka tio minuter. Om en grupp gemensamt går igenom enkäten kan tiden troligen variera från 30–90 minuter beroende på synpunkter och diskussioner.

I alltför små grupper kan det uppstå problem när det gäller att säkerställa anonymiteten för den som svarar. Fundera därför innan ni startar kartläggningen på hur ni ska hantera problemet.

Testet är inte vetenskapligt validerat utan endast framtaget som underlag för gruppdiskussion. Syftet är att minska belastningar av faktorer som kan framkalla stress vid användning av IT-verktyg. 

Återkoppling:

• Efter genomgånget test sammanställs alla svar automatiskt.
• Därefter tar ni gemensamt ställning till det samlade resultatet. Välj ut områden som ni vill diskutera och förbättra. Gruppsamtalet är betydelsefullt.
• Till ert stöd vid diskussionerna finns "Tips och råd" med frågor att fundera över och diskutera, dels på organisationsnivå och dels på individnivå.
• Fundera över vilka åtgärder som skulle passa er.
• Konkretisera problemställningarna i gruppen och föreslå åtgärder. Har gruppen mandat att fatta beslut? Om inte lämnas åtgärdsförslagen vidare för hantering/beslut i företaget. Är det åtgärder ni själva bestämmer över gör ni upp en handlingsplan. Planen bör innehålla: typ av åtgärd, tidpunkt för genomförande, vem som ansvarar för åtgärdens genomförande, uppskattad kostnad samt när uppföljning av åtgärden ska göras.

Två sätt att utföra gruppkartläggning

Ett sätt är att alla i arbetsgruppen var för sig svarar på enkäten. När alla svarat räknar webbverktyget ut ett gruppvärde för de olika områdena. Därefter går arbetsgruppen igenom resultatet och diskuterar eventuella åtgärder. Skapa en kreativ miljö för idéer och förslag. Avfärda inget i ett första skede. Därefter kan ni värdera, diskutera och prioritera förslagen.

Ett annat sätt är att arbetsgruppen samlas och går igenom enkäten tillsammans med sin chef eller annan personal- och verksamhetsansvarig. Vid varje påstående i enkäten diskuterar gruppen vad man tycker att enkätsvaret ska vara och registrerar därefter svaret i webbverktyget. När alla områden är genomgångna kommer ett sammanfattande resultat upp. Använd resultatet för att diskutera eventuella förbättringar. Även här är det viktigt att skapa en kreativ miljö för idéer och förslag.

Lycka till!