Tänk efter före en omorganisation

Organisationsförändringar är väldigt vanliga på svenska arbetsplatser, inte bara nu i nedskärningstider. Fyra av tio svenskar uppger att de varit med om en omorganisation det senaste året som berört dem själva, direkt eller indirekt, enligt uppgifter från SCB.

Eftersom människor har behov av en viss kontinuitet i tillvaron kan ständiga organisationsförändringar medföra att de anställda blir oroliga, stressade eller sjuka.

Olika förändringsvana
– Men det finns variationer också. Har du en verksamhet som i sig är väldigt föränderlig, som i till exempel telekomvärlden, så blinkar man kanske knappt vid förändringar. Men har du varit van vid att köra på i en trygg verksamhet som inte ändrat sig, då är det ett större steg, säger Marianne Döös, forskare med inriktning på organisationspedagogik vid Stockholms universitet.

Ett företag som är vant vid förändringar i sin bransch är Volvo IT, som dessutom tvingades varsla 350 personer i Sverige i höstas. Tor Eneroth, som är kulturchef på Volvo IT, kom nyligen ut med boken Förändringsdynamik (Liber förlag) tillsammans med psykologen Kalju Plank. Den handlar om mänskliga aspekter vid organisationsförändringar och betonar vikten av att ha en stark företagskultur för att klara av stora förändringar.

Enklare med gemensam värdegrund
– En organisation med hög tillit och där man delar värdegrund är en organisation som lättare kan ta sig igenom även svåra förändringar. Är man extra noga med att följa sin gemensamma värdegrund under förändringen så förstärks kulturen och förändringsarbetet går lättare eftersom alla vet vad som gäller, säger Tor Eneroth.

I boken, som använts på Volvo i flera år, går författarna bland annat igenom mänskliga reaktioner vid organisationsförändringar och hur man kommunicerar och skapar motivation i förändringsprocessen. De tar också upp behovet av stödsystem, till exempel från företagshälsovården, och stödåtgärder i form av gruppdiskussioner, karriärplanering, kamratstöd och familjerådgivning.

– Men det gäller att inte lämna dem som blir kvar i ett vakuum. De är viktiga att ta hand om för det är de som ska bygga den nya organisationen.

För att klara omställningen till den nya organisationen kan det behöva införas arbetsgrupper för att formulera mål och visioner, grupputveckling för nya eller ombildade grupper och mål- och utvecklingssamtal för medarbetarna.

Svårt med komptensöverföring
Men organisationsförändringar där personal får sluta kan också innebära att kompetens försvinner ur verksamheten, vilket kan leda till en ökad arbetsbörda eller svårigheter för dem som ska ta över arbetsuppgifterna.

– Man tar ofta för givet att kompetens är något som en människa har med sig i bagaget. Men i själva verket sitter kompetensen i relationen mellan människor. Och de kompetensbärande relationerna far ofta illa vid omorganisationer, säger Marianne Döös.

Hon anser att om man funderar på att göra en omorganisation så bör man tänka ett varv till för att se om det verkligen är den rätta lösningen eller om det finns annat man kan göra.

– Jobba med bristerna i stället inom ramen för den rådande organisationen. Låt människorna få behålla kontinuiteten, men ställ krav på det som ska göras. Det är betydligt bättre, säger hon.

Text: Krister Zeidler