Papper som flyger

Publicerad 23 december 2015

Sju tips för det papperslösa kontoret

Så gör du

En fysisk papperskopia som går att ta på känns fortfarande tryggt för många. Trots att helt papperslösa kontor ännu är ett framtidsscenario är allt fler företag intresserade av molntjänster och elektronisk lagring. Erik Bohlin, expert på pappersfria processer, har tipsen som gör dig mer trygg utan papper.

1. Sluta printa ut – skanna in i stället
Att hantera och lagra information som kommer både digitalt och på papper kan vara svårt. För att ha kontroll och överblick är det många som printar ut alla elektroniska dokument och samlar på samma ställe, kanske i en fysisk pärm. Men i stället kan du göra tvärtom. Du skannar in de fysiska dokumenten så att allt sparas elektroniskt i systemet. Att hantera och hitta elektroniska dokument går mycket snabbare och är därför en ekonomisk besparing i form av arbetstid som du kan lägga på annat.

2. Glöm mappar – döp smart i stället
För att arbeta mer effektivt i dina projekt kan du skippa traditionella mappsystem och börja jobba med filnamn på ett strukturerat sätt i stället. Döp dina dokument i form av "vad vem datum". Filnamn har en högre rang än mappar när du gör en sökning. Problemet med mappstrukturer är att de bidrar till oordning, särskilt om flera medarbetare arbetar i samma projekt, döper mapparna olika och lägger upp samma information på flera ställen. Det kan då bli lika tidsödande som om du skulle gå till ett fysiskt arkiv och börja leta efter rätt papper i en pärm. Om man går fel måste man backa tillbaka igen, vilket blir tidsödande.

3. Fixa en handlingsplan
När du först ska digitalisera och skanna in aktuella papper kan det ta lite tid. Boka in ordentligt med tid så att du har tid att skapa en bra digital struktur och döpa dokumenten rätt från början. För att underlätta inskanningen behöver du inte gå för långt bakåt i tiden. Bestäm dig för att låta dig ha kvar ett äldre arkiv i pappersformat i kartonger eller fysiska pärmar. Du kan också, om du vill, underlätta framtida rensning genom att märka pärmar och kartonger med ett bäst-före-datum då du kan tillåta dig att slänga dessa papper. Allt behöver inte sparas för evigt.

4. Anslut dig till molnet
En stor fördel med molntjänster som tillåter dig att lagra dokument i "molnet" är att du kan nå samma dokument från flera olika enheter var du än befinner dig. Du eller ditt företag slipper köpa uppdateringar på program och du behöver inte heller ha någon it-tekniker som installerar programmet på datorn eller servern. Molntjänsten gör det möjligt för dig och dina kollegor att nå och bearbeta samma dokument oavsett om en av er arbetar hemma en dag i veckan. Dokumentet kan också behörighetsstyras så att några inom företaget har rätt att bearbeta dokumentet, andra bara kan se det och några inte kommer åt det alls.

5. Gör det lättare att lämna över
Den dagen då du behöver lämna över ett projekt, dina arbetsuppgifter eller din arbetsplats kommer. Se därför till att boka in tid för att underhålla din digitala struktur. Du kan exempelvis se till att rensa bland dina digitala dokument och kanske slänga en del. Om du sparar din information i ett dåligt strukturerat mappsystem blir det svårare för nästa person att ta vid.

6. Börja signera avtal elektroniskt
Vi har fortfarande lagar och förordningar som gör att vi är tvingade till viss pappersbunden information, vilket sätter vissa käppar i hjulet för den pappersfria arbetsplatsen. En fullmakt måste fortfarande skrivas under med bläck, stämplas och vidimeras av två personer. Men nu börjar e-signerande avtal, som är kopplade till e-legitimationen, att komma allt mer. Kolla om e-signeringar kan fungera i din bransch.

7. Glöm inte säkerhetsaspekten
Om du använder en molntjänst och är noga med att informationen inte läcker ut ska du inte glömma att kolla upp säkerheten hos den molntjänst som du har tänkt använda, alla är inte säkra. Informationen sparas ju på servrar någon annanstans i världen. Men tro inte för den sakens skull att säkerheten är större i ert eget nätverk, det kan ofta tvärtom vara lättare för en hackare att ta sig in där, beroende på vad ni har för skydd.

Fotnot: Erik Bohlin är vd för Smart info

Fakta Molnverktyg för lagring och delning

OneDrive
Gratis upp till 15 GB. För 1 TB lagringsutrymme kostar det 90 kronor i månaden.

Google Drive
Gratis upp till 15 GB, för obegränsat utrymme kostar det 85 kronor i månaden. Den som köper till olika verktyg kan även arbeta online med olika program.

Dropbox
Gratis upp till 2 GB. För 1 TB lagringsutrymme kostar det 93 kronor i månaden.

Amazon Cloud Drive
Ingen gratisversion, ca 510 kronor per år för obegränsat lagringsutrymme.

Taggar: Så gör duVerktyg och produkter