När ledningssystemen för miljö, kvalitet och arbetsmiljö integreras skapas en effektivare styrning av verksamheten. Men systemen kan upplevas som komplexa och svårgreppbara.
Integrerade ledningssystem blir alltmer i ropet. Det styrsystem som företag utvecklar styr då inte bara kvalitet, miljö eller arbetsmiljö, utan tar ett helhetsgrepp på verksamheten. Många ser direkt vinsten av en samordning. Andra ser främst byråkratin.
– Många fastnar i de krav som ställs och hur de formuleras. De är ibland svåra att förstå och det kan bli för mycket pappersarbete. Det är viktigt att själv beskriva vad man vill uppnå med sitt ledningssystem, vilka krav som kunderna ställer och vad systemet ska motsvara, säger Ann-Beth Antonsson, avdelningschef på IVL Svenska Miljöinstitutet.
Självklart ska personalen delta i utvecklingen av ledningssystemet, påpekar hon. Annars blir införandet mycket mer tungarbetat.
– En del anställda kanske söker genvägar för att förenkla, om det är svårt att se meningen med systemets regelverk och rutiner.
Helt klart vinner arbetsmiljöfrågorna på att ledningssystemen integreras. Men ofta är det kundnyttan som styr. Kunderna ställer krav på kvalitet och miljö, men sällan på arbetsmiljön.
– Så arbetsmiljön åker ofta snålskjuts på de andra systemen. Å andra sidan har ett bra arbetsmiljöarbete ofta en systematik som kan smitta av sig på miljö- och kvalitetsarbetet, säger Ann-Beth Antonsson.
En väl fungerande samordning för även upp frågorna på högsta nivå. Systemen måste byggas upp utifrån företagets vision, affärsidé, grundläggande värderingar samt policyer. När egennyttan med ledningssystemen hittats, och delarna samverkar på ett naturligt sätt, blir arbetet mer effektivt. Det märks även på en ökad trivsel bland medarbetarna och mer nöjda kunder.
CHECKLISTA
LEDNINGSSYSTEM PÅ ARBETSPLATSER
- Standarder
ISO (Internationella standardiseringsorganisationen) är en serie internationella standarder som kan ligga till grund för ett ledningssystem i en organisation. ISO 9 000 står för kvalitetsarbete medan ISO 14 000 står för miljöarbete. I Sverige ansvarar SIS (Swedish Standards Institute) för ISO-serien. - OHSAS 18001 är ett ledningssystem för arbetsmiljö. SIS ansvarar även för denna.
- AFS 2001:01 är en föreskrift från Arbetsmiljöverket för systematiskt arbetsmiljöarbete.
- Andra exempel på ledningssystem: SS-627799-2 – ledningssystem för informationssäkerhet, SS 624070 – ledningssystem för kompetensförsörjning, SS 627750 – ledningssystem för energi. SIS ansvarar för samtliga.
FÖRDELAR MED INTEGRERADE LEDNINGSSYSTEM
- Helhetssyn på organisationen med miljö, kvalitet och arbetsmiljö
- Personalen blir mer delaktig
- Effektivitetsvinster
- Mindre dokumentation
- Bättre beslutsunderlag
- Tydlighet mot kund och personal
KRAV FÖR EN LYCKAD INTEGRERING AV LEDNINGSSYSTEM
- Ledningen tar ansvar, medverkar aktivt och stödjer arbetet.
- Medarbetarna involveras och engageras så att de är med och bygger upp ledningssystemen.
- Språket i standarderna är fackspråk som kan vara svårt för icke-specialister att förstå. Därför bör det omformuleras med egna ord, så att medarbetarna förstår vad som menas.
- Olika specialister inom företaget måste ta hänsyn till varandras verksamhet och samverka i team. Alla måste dra åt samma håll.
- Minimera byråkratin, lägg i stället fokus på nyttan. Utgå från företagets produktion och tjänster.
- Ha realistiska mål. Ett färdigt ledningssystem ska leda till genomförbara förbättringar.