Vad medarbetare känner för sin arbetsplats beror en hel del på hur den är designad. Det handlar om de budskap som färgval, placering av arbetsplatser och fikarum.
När vi kliver in på en arbetsplats får vi genast en känsla för stället. Men mycket sker på det omedvetna planet.
– Designens betydelse är underskattad. I samband med ombyggnader är det viktigt att ledningen tänker igenom vilka budskap de vill förmedla till dem som arbetar där, säger filosofie doktor Anna Rylander, som doktorerat på kunskapsarbete och kontorsdesign.
Medarbetarna på det kontor som hon studerat upplevde miljön som kall och steril. Färgerna var kalla, det saknades växter och fanns få personliga territorier. Intrycken överfördes på hur de anställda upplevde sig själva: ”Man ska vara lite kall och opersonlig” – ”Vi hälsar inte på varandra”.
– Koden var att de skulle se upptagna ut och de tog till exempel med sig kaffekoppen till arbetsplatsen, i stället för att fika tillsammans.
I sin studie fann Anna Rylander tre viktiga dimensioner hos den fysiska miljön:
. Instrumentell dimension. Är det lagom temperatur? Hur är ljudnivån? Ergonomi?
. Symbolisk dimension. Vilka värderingar förmedlar designen? Vad säger färgerna? Hur sitter man på kontoret – i ett öppet landskap, eller egna rum? Vilka förmåner har cheferna?
. Estetisk/emotionell dimension. Vad känner du när du kommer ini rummet? Vilken upplevelse ska medarbetarna få? Vilka sinnesförnimmelser får de? Ska det dofta på något sätt? Ska det finnas ljud eller något att vila ögonen på, till exempel konst, akvarium?
Att designen av en arbetsplats påverkar oss är glasklart. Bankkontor är ofta byggda i en solid stil för att inge förtroende. Vi får olika känslor när vi kommer in på en restaurang med frackklädd kypare jämfört med pizzerian på hörnan. Många känner sig också nedtryckta och deppiga av sjukhusens sterila miljöer, samtidigt som många förväntar sig att ett reklamkontor ska vara flashigt.
– Vård och omsorg har ofta en oinspirerande miljö. Där och på många andra ställen skulle man behöva ta sig lite mer friheter i designen.
Anna Rylander menar att det finns stora möjligheter för lednin-gen att kommunicera strategier, visioner och värderingar om hur man jobbar ihop när en lokal ska göras om.
– Tänk på att designen är ett stöd och ett arbetsverktyg för de anställda och att de dessutom tolkar in symboliska värden i designen.
CHECKLISTA
Vid förändring av den fysiska miljön på jobbet:
Kartläggning
Börja med att ta reda på hur medarbetarna uppfattar arbetsplatsen i dag och hur de tolkar den fysiska miljön. Finns det oväntade tolkningar?
Mål och policy
Ta ställning till frågor som: Vilken slags företag vill vi vara? Vart är vi på väg? Hur ska vi jobba ihop?
Värderingar
Fundera över vilka värderingar som är era, till exempel: Vi är öppna, vi är kreativa, vi bryr oss om varandra, vi är flexibla, vi är effektiva, vi är miljövänliga.
Stil och intryck
Överväg hur ni kan visa och stödja värderingarna i den fysiska miljön. Ska stilen på kontoret vara trendig, traditionell, hemtrevlig, sparsmakad eller vräkig?
Interiör och inredning
Ska rummen möbleras och färgsättas? Var ska medarbetarna äta och fika? Var skapar vi möten mellan medarbetarna? Ska medarbetarna ha egna rum? Vad möter medarbetaren när hon kommer till jobbet? Vilken känsla vill vi skapa hos henne?
Spegla verksamheten
Skapa en metafor för vad arbetsplatsen står för, fördjupa den och använd sedan metaforen rent praktiskt. Till exempel: Vi är ett hotell, en flygplats, en familj, en dockningsstation, ett universitetscampus eller en småstad. Hur ska det visa sig i miljön? Vad innebär familj eller småstad?
Externa konsulter
Koppla nu in någon som hjälper er, till exempel en arkitekt.
Förankring hos ledningen
Se till att ledningen lever som den lär. Är värderingen öppenhet är det viktigt att cheferna har öppna dörrar.
Dokumentera
Gör gärna en berättelse om förändringarna, som visar vilka värderingar som styrde dem.
Tänk på att det kan räcka med små förändringar för att förändra känslan hos medarbetarna, som en satsning på ergonomiska stolar, nya växter eller ett nytt café. Det viktiga är att vara medveten om hur mycket medarbetarna omedvetet tolkar in genom designen.