Vi människor är biologiska varelser med inlärda och nedärvda beteenden som påverkar hur vi fungerar i olika situationer. De här egenskaperna har varit väldigt värdefulla och hjälpt oss att överleva. Men även om vi inte behöver dem längre för att klara oss så präglar de oss fortfarande.
– Genom att anpassa vårt arbetsliv till de här förutsättningarna blir det lättare för människor att prestera optimalt, säger konsulten Thomas Lundqvist som skrivit boken Biologiskt ledarskap.
Han var fram till i höstas vd på Junibacken i Stockholm som flera gånger hamnat på tio i topp-listan över bästa arbetsplats. Själv har han nominerats till årets chef två år i rad och erfarenheterna av chefskapet ligger till grund för boken.

Det biologiska ledarskapet har man nytta av vid till exempel omorganisationer, anser Thomas Lundqvist. Eftersom vi har ett stort behov av trygghet reagerar de flesta negativt på förändringar på en arbetsplats. Därför är det viktigt att en omorganisation görs i ett lugnt och tryggt tempo där man hela tiden informerar personalen om vad som händer.
– Genomför man förändringarna när medarbetarna är i ett stressat tanketillstånd vill de inte kännas vid dem när det har lugnat ner sig. Det är nästan som posttraumatisk stress. Personalen ser bara skräckupplevelsen med omorganisationen och distanserar sig från den, säger Thomas Lundqvist.
Men det gäller inte alla människor, betonar han. Ungefär 80 procent är försiktiga av sig medan 20 procent är lite mer modiga och vill prova nya saker.
– Det är upplevelsen av stress som gör att du blir stressad och inte själva stressen i sig. Vissa känner sig inte alls stressade av organisationsförändringar utan känner sig trygga genom hela processen.

Förändring handlar också om att bryta gamla vanor. Thomas Lundqvist brukar själv använda något han kallar för bäst-före metoden. Då går man tillsammans med medarbetarna igenom vilka rutiner och processer som man vill förändra och bestämmer när det ska ske.
– Förstår man bara varför man ska göra på ett nytt sätt, varför det kommer att bli bättre, då blir folk också mer benägna att ta till sig förändringen. Men chefer är ofta dåliga på att förklara varför.
Men för att få saker gjorda måste också informationen nå fram. Problemet är att vi människor har svårt att lagra ny kunskap i hjärnan om vi inte repeterar in den.
– Efter en veckas tid kommer man i genomsnitt ihåg en procent av ny information. Därför är det otroligt viktigt när man jobbar med ledarskap att man återupprepar, påminner folk och repeterar vad man har gått igenom tidigare. Jag kallar det för enprocentskommunikation.
För att informationen verkligen ska fastna brukar han be om kvittens på att den verkligen har nått fram, till exempel i form av ett mejl eller en muntlig bekräftelse.

En annan grundläggande egenskap hos oss människor är att vi behöver bli sedda och vara omtyckta. Därför förespråkar Thomas Lundqvist att chefer ska gå en medarbetarrond varje dag då de hälsar på sina medarbetare och tar pulsen på dem.
– Det skapar sammanhållning, tillit och gör att du får bättre koll på verksamheten. Är du ute varje dag så ser du om dina medarbetare har mycket eller lite att göra och får direkt respons om det hänt något.
För att få ut det mesta av medarbetarna är det också viktigt att ge beröm och uppmärksamma vad de gör bra.
– Fokusera på det positiva och jobba med systematiserat beröm. Man måste påminna sig själv att berömma andra för det kommer inte naturligt. Kritik däremot kommer naturligt, säger Thomas Lundqvist.