Med den nya informationstekniken har arbetslivet blivit mobilare och vi jobbar i dag allt mer hemifrån, på resande fot eller ute hos kunder. Men när medarbetarna inte är på den ordinarie arbetsplatsen ställs också ledarskapet inför nya krav och förutsättningar.

Ledarskap på distans kräver en genomtänkt kommunikationsstrategi. Men det gäller att inte glömma bort den sociala biten och se till att medarbetarna känner sig sedda och bekräftade.

– Cheferna måste släppa på kontrollen, men man får inte låta det skena iväg utan det är viktigt att ha riktlinjer med återkoppling och uppföljning. Man kan säga att det gäller att ha längre tyglar, men man får inte släppa dem, säger Bengt Olsen, vd för European Community Networks som även skrivit boken Att leda på distans – i tid och rum.

Som chef på distans måste man vara tydlig i sin kommunikation och ha en klar struktur för arbetet med individuella mål, tidsplaner, återkoppling och uppföljning.

– Vi har ett behov av tydlighet – att veta vad som är vårt uppdrag, när saker ska vara klara, vad som förväntas och få återkoppling på prestation. Då kan man också koppla ihop sin del av arbetet i ett sammanhang. På distans är det här absolut nödvändigt, säger Mimmi Engestang, kompetensutvecklingschef på Åhlénsgruppen samt författare bakom boken Fri eller övergiven – att leda och samverka på distans.

Hon tycker att det är ett dilemma att många företag och chefer applicerar den traditionella organisationsstrukturen på distansarbete.

– Normen bygger på att det är bättre att ses. Men på distans kan man skapa nya strukturer och förutsättningar som är bättre än tidigare eftersom de blir tydligare och medarbetarna blir mer sedda och får återkoppling, säger Mimmi Engestang.

En väl fungerande struktur gynnar också produktiviteten och ett företag eller en organisation kan öka effektiviteten med upp till 30 procent, enligt Bengt Olsen. Medarbetarna slipper också tidsödande resor och blir mindre stressade när de i större utsträckning kan disponera sin tid som de vill.

För att distansarbetet ska fungera krävs också en teknisk plattform med verktyg som alla vet hur de fungerar och ska användas. Men för att kunna arbeta strukturerat duger det inte med e-post.

– Man måste ha en kommunikationsstrategi och bestämma vilka kanaler man ska använda vid vilka tillfällen och till vilka syften, som telefonkonferenser, chatt, sms-listor och communitys, säger Bengt Olsen.

Communitys, en form av elektroniska mötesplatser, på intranätet är den absolut bästa kommunikations- och samarbetsformen, anser han. Men de måste gå att använda professionellt, annars kan de göra mer skada än nytta. I communitys kan medarbetarna inte bara få information utan även delta aktivt genom att kommunicera och samarbeta med kollegor och chefer.

– Dessutom ligger kunskaperna kvar och är sökbara. På det viset bygger man upp en lärande organisation där medarbetarnas kunskaper ackumuleras. Om en medarbetare slutar finns också dennes kunskaper kvar i systemet.

Telefonkonferenser är också effektiva, framför allt till vardagliga kontakter, avstämningar och för att hantera ärenden som kräver snabba åtgärder.

Men möten på distans kan inte helt ersätta fysiska möten. Chefer och medarbetare behöver också träffas ibland, både på tu man hand och gruppvis.

– När man väl ses rent fysiskt ska det bli en plattform för att verka på distans. De mötena måste innehålla extremt mycket dialog och samtal. Det man inte kan lösa på distans måste man lösa just där, säger Mimmi Engestang.

Hon menar att om upplägget är det rätta går det att ha både medarbetar- och utvecklingssamtal via telefon.

– De chefer som har förstått det här säkerställer att de fysiska mötena skapar närhet och en dialog om saker på ett djupare plan. Då kan du även föra svårare samtal på distans, säger hon.

Fördelen med kommunikationstekniken är också att folk som inte är så talföra får lättare att göra sig hörda, anser Bengt Olsen.

– Man kan bli sedd väldigt bra i ett samarbetsintranät för det förutsätter att man är aktiv och går in och har synpunkter på verksamheten och det uppdrag man har. Det är oerhört demokratiskt, säger han.