Att kunna ge positiv feedback till sina anställda är viktigt som chef. Men ibland måste man också kritisera, tillrättavisa eller i värsta fall säga upp en medarbetare. Learning4u är ett utbildningsföretag som tränar chefer inför sådana samtal genom rollspel med skådespelare.
När arbetsliv besöker ett utbildningstillfälle på konferensanläggningen Saturnus i Stockholm är åtta chefer från mediebyrån Starcom på plats för att lära sig ge sina medarbetare feedback och hålla i svåra samtal.
– Vi vill visa vår personal att vi går på chefsträning för att det behövs för att man ska kunna vara bra som chef, säger Johan Sjökvist, vd för Starcom.
Två skådespelare, Lena Tolstoy och Roger S Karlsson, är där för att spela medarbetare och få de improviserade samtalen att verka så verklighetstrogna som möjligt.
– Men det gäller för oss att känna in själva stämningen. Det kan vara nya chefer, unga chefer eller gamla chefer som vi ska pressa på svagheter, säger Lena Tolstoy.
Kenth Dejenstam, ledarskapskonsult och grundare av Learning4u, är kursledare och deltar även som observatör och bollplank i samtalen.
– Det är jobbigt för cheferna när de kommer hit och har sitt första samtal. Men sedan lossnar det och när de går härifrån kan de klara av att ta ett svårt samtal, säger han.
Utbildningen bygger på en trestegsmetod som utvecklats av bland annat psykologer och forskare vid Institutionen för arbetsvetenskap på Göteborgs universitet. Nyckelbegrepp i metoden är konfrontation, fokusering och involvering.
– Konfrontation är att snabbt säga vad saken gäller, till exempel du kommer att omplaceras. Visserligen är det jobbigt att höra, men efteråt får chefen respekt eftersom personen inte känner sig manipulerad.
Ge också bakgrund och motiv till beslutet, till exempel att en kund har klagat på samarbetssvårigheter. Samtidigt gäller det att hela tiden behålla fokus i samtalet och inte låta den andre komma med undanflykter, vilket ofta sker.
– Angrip inte personen utan beteenden. Åsikter och attityder kan du inte styra, men beteenden kan du styra som chef, säger Kenth Dejenstam.
Eftersom chefer ofta upplevs som känslokalla vid svåra samtal är det viktigt att visa att man är arg, ledsen eller besviken på medarbetaren. Om denne i sin tur blir upprörd eller börjar gråta ska man som chef visa respekt och förståelse för känslorna utan att bli allt för personligt engagerad.
– Visa empati, men gå inte in i den andres privata zon. Att först vara bödel och sedan hjälpare är inte bra.
Se också till att involvera medarbetaren i samtalet, annars är risken att han eller hon känner sig överkörd och maktlös.
– Låt medarbetaren sammanfatta vad som varit viktigt i samtalet. Ännu bättre är det om medarbetaren kan komma med eget förslag på lösning, säger Kenth Dejenstam.
Samtalsövningarna sker i grupper med tre eller fyra personer. Anställda som har samarbetssvårigheter, en negativ attityd på jobbet eller alkoholproblem är några fall som cheferna får träna på. Efteråt får de feedback från skådespelaren och de övriga i rummet.
– Vi använder skådespelare för att få starka effekter och bättre resultat. Det är en sak att använda sig av teori, men när man arbetar med känslor fastnar det bättre.
Varje år utbildas ett par tusen chefer av Learning4u. Det är framför allt mellanchefer från företag och offentlig verksamhet.
– Det spelar ingen roll vilken typ av organisation som cheferna kommer ifrån för det är ofta samma typ av situationer på arbetsplatserna.
Tidigare var det personalavdelningen som fick ta hand om de svåra samtalen, ofta med hjälp av konsulter. Men nu är det för det mesta chefens ansvar.
– Jag tycker att det är en bra utveckling. Ska man vara chef på riktigt så måste man ta både det roliga och det svåra i jobbet, säger Kenth Dejenstam.
Han tycker att svenska chefer är bra på att lyssna, känna in och upprätthålla en struktur i samtalen. Däremot är de inte tillräckligt tydliga.
– Genom att man får tydlighet får man också respekt och bättre samarbetsklimat. Och respekt för individer och bättre samarbetsklimat leder bevisligen till högre effekt, något som oftast kan mätas i ökad lönsamhet, säger Kenth Dejenstam.